CRM для рекламного производства

К нам обратился руководитель юридической компании «Финансовая стабильность», город Кострома за внедрением Битрикс24 в новую организацию.

Внедрение Битрикс24 на этапе открытия новой организации стало правильной инвестицией в развитие бизнеса и позволило сразу взять под контроль работу организации.

Как организована работа в Компании по функциям и отделам:

Функции колл-центра и отдела продаж объединены у менеджера по продажам.

Отдел продаж обрабатывает входящие заявки, проводит консультации клиентов, работает до момента заключения договора и получения первого платежа. Далее передает клиента в Отдел продаж менеджеру.

Юридический отдел работает с момента передачи клиента от отдела продаж до получения решения о признании гражданина банкротом.

Работу с дебиторской задолженностью осуществляет отдельный отдел сотрудник в организации. Отдел работает с платежами от клиентов, выбравших способ оплаты в рассрочку. Клиент передается в работу отделу после заключения договора и первой оплаты, одновременно с передачей клиента из отдела продаж в юридический отдел. Данный отдел занимается учетом и контролем платежей от клиентов, заключивших договор на услуги.

Как работает CRM после внедрения:

Первичные обращения от клиентов (звонки, заявки с сайта и из группы Вконтакте) попадают в Воронку Лиды на стадию «Не обработан», далее запускается процесс по обработке обращения, проводится квалификация обращения как целевого или нецелевого, назначением встречи для менеджера по продажам с учетом распределения между сотрудниками отдела продаж с учетом их загрузки, а заканчивается процесс приходом клиента на первую консультацию. Клиент, пришедший на первую консультацию переходит в воронку «Продажа», нецелевое обращение с любой из стадий закрывается с указанием причины закрытия;

С момента проведения первичной консультации до заключения договора и получения аванса менеджер работает в Воронке Продажа. CRM помогает менеджеру довести клиента до заключения договора и получения аванса. CRM контролирует назначение повторной встречи, отправляет напоминания сотруднику и клиенту о дате и времени встречи, контролирует обязательность фиксации итогов первичной консультацией и второй встречей перед договором, наличие договора и оплаты аванса перед передачей клиента в юридический отдел, воронку «Процесс», а если клиент выбирает способ оплаты в рассрочку, то и новую сделку в воронке «Платежи»;

После передачи клиента в воронку Процесс, юрист-исполнитель работает со сделкой. CRM помогает контролировать процесс ведения дела, фиксировать все даты своевременно – от даты подачи заявления с суд, даты судебного заседания, до завершения процедуры банкротства и напоминает о важных датах.

Контроль платежей по рассрочке от клиентов осуществляется в отдельной воронке «Платежи». Ежемесячно CRM перед очередным платежом автоматически производит расчет остатка долга, формирует платежный документ – счет с QR-кодом и отправляет его клиенту, а сотруднику напоминает о необходимости проконтролировать, что клиент оплатил.

Состав работ:

1. За основу мы взяли наше готовое решение для Битрикс24 «Готовая CRM для БФЛ» Профи-версия и вписали его в существующие настройки CRM клиента:
   Воронка Лиды – обработка первичных обращений до момента проведения первой консультации или отбраковки обращения с соответствующим статусом;
   Воронка Продажа – с проведения первой консультации для клиента до заключения договора и получения аванса.
   Воронка Процесс – после заключения договора и получения аванса до получения решения о признании клиента банкротом.
   Воронка Платежи – контролирует регулярные платежи по рассрочке от клиентов.
   Все воронки автоматизированы полностью – CRM отправляет уведомления, ставит задания и задачи сотруднику, делает напоминания сотруднику о предстоящих событиях, отправляет напоминания руководителю при нарушении сроков, проверяет чтобы сотрудник заполнил обязательные поля в карточке. Всего в CRM порядка 50 дополнительных полей для сбора информации по клиенту.
2. Проведена интеграция CRM с сервисами: - IP-телефонией Билайн – настроено распределение звонок между сотрудниками отдела продаж, ведется запись разговоров;
   - Сервисом отправки SMS – SMS.ru. SMS используются для напоминаний клиенту, плюс сотрудник при необходимости может отправить клиенту SMS-сообщение из карточки Клиента;
3. Подготовили шаблоны документов – договор и счет с QR-кодом для того, чтобы сотрудники могли сформировать готовый документ для отправки клиенту или для печати из CRM.
4. После тестирования настроенной CRM нашим клиентом, мы совместно с клиентом прошлись по работе CRM, собрали перечень корректировок под бизнес-процессы Компании и далее внесли корректировки в настройки автоматизации CRM, чтобы итоговый результат полностью соответствовал требованиям бизнеса Клиента.
   
5. Сотрудники Компании-Клиента прошли обучение по ZOOM как правильно работать в CRM и корректно заносить данные по клиентам. Запись обучения используется и по сей день для обучения правильной работе в CRM новых сотрудников.

Сотрудники приняли за активное участие в тестировании корректировок, поэтому процесс внедрения прошел быстро и занял не более 2-х недель.

На основании нашего опыта работы с компаниями в сфере банкротства физических лиц в нашем арсенале присутствует готовая отраслевая CRM - узнать больше о готовой CRM для банкротству физических лиц.