CRM для рекламного производства

Проблема

Главная проблема – длительный многоступенчатый цикл работы с клиентом – 38 стадий воронки, в связи с этим – трудности с передачей документации и информации между сотрудниками. Клиент уже использовал другую CRM (АМО СРМ) для ведения клиентской базы, но данные по обращениям в компанию СРМ не собирала, также не хватало опций по работе с задачами и документами, поэтому было принято решение переезда в Битрикс24.

По пунктам:

По новым обращениям в компанию:

1. Заявки с сайта приходили на почту, обрабатывались с задержкой,
2. Заявки из соцсетей приходилось отслеживать в каждой соцсети по отдельности, по этой причине часть клиентов попросту терялось.

По работе с текущей клиентской базой:

1. Один ящик корпоративной почты на компанию. Письма клиентов обрабатывались с задержкой или терялись.
2. Коммуникации с клиентами велись разрозненно по корпоративной почте, корпоративной связи Мегафон без привязки к СРМ-системе.
3. Сотрудник в отпуск или на больничный - работа по клиенту не ведется.
4. С ростом штата сотрудников, контролировать задачи становилось все более проблематично.

Задача

Организация совместной работы сотрудников по клиенту, настройка работы с задачами и документами, привязка задач к CRM, отладка коммуникаций, контроль исполнения на всех стадиях оказания услуги.

Решение

1. Клиентская база была перенесена в CRM Битрикс24 с сохранением большинства связей.
2. Проработана и настроена воронка продаж исходя из длительного цикла оказания услуги – 38 стадий.
3. Введен дополнительный контроль сотрудников по стадиям сделки за счет настройки автоматических действий для контроля сотрудников, чтобы избегать затора в процессе оказания услуги.
4. Подключены авто-коммуникации с клиентами – уведомления по смс или через месседжеры / соцсети о ходе судебного производства.
5. Проведена интеграция корпоративной почты с Битрикс24.
6. Битрикс24 интегрирован с двумя облачными АТС (Мегафон и Asterisk), ни один звонок не теряется.
7. Оценить объем выполняемых задач по каждому сотруднику и по отделам можно в 2 клика, за счет настройки автоматических отчетов.
8. Все отделы активно используют Битрикс24.

Итоги:

• Все коммуникации с клиентом фиксируются в карточке клиента, подменить сотрудника на время отсутствия может любой другой коллега.
• Все коммуникации изо всех источников с клиентами и лидами фиксируются в СРМ в карточке клиента.
• Компания стала эффективнее за счет сокращения времени сотрудников на поиск необходимой информации по клиенту.
• Автоматизация контрольных функций руководителя передана СРМ-системе, что освободило время руководителя, повысило эффективность использования рабочего времени сотрудников и, как следствие, весомо сократило расходы на персонал.
• Руководитель в режиме реального времени может оценить работу компании, отдела или конкретного сотрудника.