CRM для рекламного производства

Кейс компании из Санкт-Петербурга: меньше ручной координации собственника и единый маршрут заказа от обращения до закрытия договора.

О компании

Компания занималась продажей и установкой окон. В команде было ориентировочно 10–20 сотрудников. До проекта значительная часть координации держалась на собственнике.

Что происходило до CRM

1. Обращения из разных рекламных каналов обрабатывались несистемно, поэтому часть клиентов могли забыть.
2. Новые обращения и действующие клиенты фиксировались в Excel, блокнотах и на стикерах.
3. С ростом количества заказов становилось сложнее одновременно контролировать продажи, замеры и последующее исполнение.
4. Собственник лично координировал процессы, в том числе загрузку замерщиков и монтажников.
5. Планирование замеров и монтажей требовало постоянной ручной сверки.

Как перестроили путь клиента

Мы взяли за основу готовое решение Aitek для оконной компании и выстроили четыре связанных контура: первичная обработка обращений, продажа, исполнение заказа и рекламации.

После квалификации целевой клиент переходил в продажу. Менеджер вел его до договора и аванса, назначал замер и фиксировал результат. После продажи заказ передавался в дальнейшее исполнение, где контролировались готовность заказа к монтажу, сам монтаж, закрывающие документы и окончательная оплата.

Что настроили

1. Лиды для первичных обращений и квалификации.
2. Отдельную воронку продаж до договора и аванса.
3. Планировщик/календарь, где сотрудник видел свободные слоты замерщиков и монтажников и мог распределять работы с учетом загрузки.
4. Напоминания сотрудникам и клиентам о замере и монтаже.
5. Фиксацию результата замера до передачи заказа дальше.
6. Контроль закрывающих документов и окончательной оплаты.
7. Отдельную воронку рекламаций: туда попадали как негативные отзывы после запроса, так и претензии, созданные сотрудниками вручную.
8. IP-телефонию, SMS, WhatsApp, CRM-формы сайта, обращения из ВКонтакте и лид-формы.
9. Автоматическое сообщение с просьбой оставить отзыв после завершения заказа.

Что получил руководитель

Руководитель получил наглядную картину движения заказов и загрузки выездных сотрудников. Вместо постоянной ручной координации можно было видеть, где находится клиент, назначен ли замер, заключен ли договор, получен ли аванс, когда планируется монтаж и закрыт ли расчет.

Сотрудникам стало проще работать по единому маршруту, а собственнику — контролировать отклонения, не собирая состояние заказов по отдельным таблицам и людям.

Срок запуска и адаптация

Проект занял не более трех недель. После тестирования клиентом мы собрали корректировки под особенности компании, внесли их в готовую основу и провели обучение сотрудников. Запись обучения затем использовалась для ввода новых сотрудников.

Как кейс связан с текущей моделью Aitek

Этот проект хорошо показывает модель, которую Aitek сегодня использует для семейства «окна / двери / потолки / балконы»: в основе повторяется путь обращение → замер → расчет → договор → исполнение → монтаж → оплата → рекламация.

Поэтому новый запуск можно строить от готового отраслевого каркаса, а не проектировать базовый процесс заново.

Посмотреть готовое решение Aitek для компаний с замером и монтажом.