CRM для рекламного производства

В компании по производству световых вывесок на заказ с клиентом работает сразу несколько сотрудников. Менеджер принимает заказ, замерщик выезжает на заказ к клиенту, дизайнер рисует макет будущей вывески, мастер производит товар под нужные размеры. За всем процессом следит руководитель. Чтобы работа была продуктивной, все сотрудники должны работать с клиентом в единой системе, а Руководителя необходимо выдернуть из процесса.

Проблемы в процессе продаж

Отсутствовали полноценные коммуникации между отделами по работе с клиентом и производством, что негативно сказывалось на дедлайнах. Менеджер передавал информацию о новом заказе руководителю, тот вручную выбирал специалиста на замер, далее забирал у него информацию о клиенте и передавал в производство. Мастерам информация о новых заказах поступала с задержкой сроков и неполной информацией по заказам.

Как результат все процессы были завязаны на Руководителе, а с увеличением масштаба бизнеса это стало приводить к тому, что руководитель передавал информацию с задержкой, не успевал проконтролировать выполнение заказа. Как итог все свое рабочее время Руководитель тратил на рутинные задачи, а то, что не успевал - приходилось делать и во внерабочее время.

После аудита бизнес-процессов в компании мы разработали техзадание и внедрили CRM.

Что было сделано:

Настроили воронку продаж

Появился контроль по сделкам. Теперь все обращения попадают в CRM-систему. Менеджеры отслеживают договоренности с клиентами с помощью поставленных задач. Этап воронки продаж показывает, на какой стадии работ находится заказ. Это остановило потерю лидов.

Подключили IP-телефонию и запись звонков

Звонок клиента, с которым уже ведется работа, перенаправляется на закрепленного за ним менеджера. Звонок от нового клиента распределяется по всем менеджерам. При пропущенном звонке создается карточка Лида и задача перезвонить клиенту. Разговоры записываются, руководитель может не только увидеть статистику по звонкам, но и прослушать звонки. Это помогло освободить время руководителя для более значимых задач.

Подключили электронную почту и соцсети

Интеграция электронной почты и соцсетей с CRM устранила разброс клиентских сообщений по разным системам и сократила скорость ответов.

Единый кан-бан задач в отделе производства

Для сотрудников на производстве Руководителем был куплен электронный экран, где выведена информация по всем заказам в работе и их очередность, что позволило отладить производственный цикл. Был создан регламент работы с Задачами. Как итог - комментарии к задачам и чаты стали основой полноценных коммуникаций в компании, отдел производства стал получать своевременную информацию по новым заказам, и мог сразу задать вопрос по сделке ответственному менеджеру, дизайнеру макета. И как следствие, внедрение Битрикс24 позволило разгрузить Руководителя от рутины.